Quá nhiều việc, quá ít thời gian
Dạng căng thẳng phổ biến nhất mà các nhà quản lý gặp phải là cảm giác bị choáng ngợp bởi quá nhiều việc phải làm và quá ít thời gian để hoàn thành chúng. Trên thực tế, “thiếu thời gian” là vấn đề lớn nhất mà hầu hết các nhà quản lý ở Mỹ phải đối mặt hiện nay. Chúng ta đơn giản là không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả trách nhiệm của mình. Do hạn chế về ngân sách, cắt giảm nhân sự, thu hẹp quy mô và áp lực cạnh tranh, các nhà quản lý cá nhân buộc phải đảm nhận ngày càng nhiều công việc hơn, tất cả đều có vẻ như không thể thiếu đối với hoạt động trơn tru của công ty hoặc bộ phận.
Trở thành chuyên gia quản lý thời gian
Giải pháp cho vấn đề quá tải công việc này là bạn phải trở thành một chuyên gia về quản lý thời gian. Có lẽ không có kỹ năng nào khác mà bạn có thể học hỏi sẽ mang lại cho bạn “lợi ích lớn hơn” so với việc trở nên cực kỳ am hiểu và có kinh nghiệm trong việc sử dụng các phương pháp quản lý thời gian.
Luôn cởi mở với những ý tưởng mới
Người quản lý dại dột nhất là người quản lý cảm thấy rằng họ không có thời gian để tìm hiểu về quản lý thời gian hoặc thậm chí tệ hơn, là người quản lý, trong khi đang bị quá tải công việc, cảm thấy rằng họ đã biết tất cả những gì họ cần biết về chủ đề này.
Không ngừng học hỏi
Thực tế là bạn có thể nghiên cứu về quản lý thời gian và tham gia các khóa học về quản lý thời gian trong suốt cuộc đời kinh doanh của mình và bạn sẽ vẫn không bao giờ học hết được mọi thứ bạn cần biết để phát huy hết khả năng của bản thân trong khi hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Chìa khóa cho việc quản lý thời gian
Hai chìa khóa không thể thiếu để quản lý thời gian là: 1) khả năng thiết lập thứ tự ưu tiên và 2) khả năng tập trung cao độ vào một việc tại một thời điểm.
Vì không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi thứ cần phải làm, bạn phải liên tục thiết lập thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của mình. Có lẽ câu hỏi tốt nhất mà bạn có thể ghi nhớ và lặp đi lặp lại là: “Cách sử dụng thời gian của tôi giá trị nhất ngay bây giờ là gì?”
Câu hỏi hiệu quả nhất
Câu hỏi này, “Cách sử dụng thời gian của tôi giá trị nhất ngay bây giờ là gì?” sẽ giúp bạn đi đúng hướng, từng giờ, hơn bất kỳ câu hỏi nào khác trong danh sách các chiến lược quản lý thời gian.
Bắt đầu với những nhiệm vụ hàng đầu
Xu hướng tự nhiên của tất cả chúng ta là làm những việc nhỏ nhặt trước và dễ dàng bị cám dỗ bởi việc giải quyết những việc nhỏ trước. Rốt cuộc, những việc nhỏ thường dễ dàng hơn và chúng thường thú vị hơn những việc lớn, quan trọng, những việc thể hiện cách sử dụng thời gian của bạn giá trị nhất.
Tuy nhiên, kỷ luật tự giác trong việc sắp xếp công việc và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất là điểm khởi đầu để bạn kiểm soát thời gian và giảm mức độ căng thẳng.
Bài tập hành động
Dưới đây là hai điều bạn có thể làm ngay lập tức để kiểm soát thời gian của mình.
Đầu tiên, hãy quyết định ngay hôm nay để trở thành một chuyên gia về quản lý thời gian. Đọc sách, nghe các chương trình âm thanh và tham gia một khóa học về quản lý thời gian. Sau đó, hãy thực hành, thực hành, thực hành mỗi ngày cho đến khi bạn thành thạo các kỹ năng quản lý thời gian.
Thứ hai, thiết lập thứ tự ưu tiên rõ ràng cho công việc của bạn mỗi ngày, trước khi bạn bắt đầu. Sau đó, hãy rèn luyện bản thân bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn và tiếp tục cho đến khi hoàn thành nó. Điều này sẽ giúp bạn giải tỏa phần lớn căng thẳng ngay lập tức.
