Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh bao gồm việc đưa phản hồi, sửa lỗi và kỷ luật cho nhân viên. Nhà quản lý đôi khi phải đóng vai trò là người thầy, và trong một số trường hợp là người đưa ra kỷ luật. Điều này có nghĩa là, để hoàn thành tốt công việc và phát triển nhân viên đạt hiệu suất cao nhất, bạn cần thường xuyên đưa ra phản hồi về những gì họ đang làm tốt và những điểm cần cải thiện.
Phản hồi mang tính xây dựng là gì?
Hầu hết mọi người đều cảm thấy căng thẳng khi phải đưa ra kỷ luật hoặc “phản hồi mang tính xây dựng”. Tuy nhiên, bạn có thể biến nó thành một cuộc trao đổi nhẹ nhàng bằng cách tập trung vào hành vi và hiệu suất công việc thay vì con người. Điều này đòi hỏi bạn phải trình bày những gì bạn thấy, thay vì cảm xúc hoặc cách bạn diễn giải sự việc.
Tập trung vào hành vi
Ví dụ, một nhân viên trở về muộn hai tiếng sau giờ nghỉ trưa. Thay vì tức giận, bạn có thể nói: “Tôi thấy bạn đã nghỉ trưa hơn hai tiếng đồng hồ. Điều này gây gián đoạn công việc văn phòng vì những việc chưa được hoàn thành. Có lý do gì cho việc nghỉ trưa dài như vậy không?”
Nói cách khác, bạn đang trình bày về hành vi của nhân viên và mở ra cơ hội để họ giải thích. Có thể họ gặp tai nạn xe, có hẹn khám bệnh hoặc gặp sự cố gia đình.
Nghĩ về tương lai
Một trong những cách tốt nhất để giải quyết hiệu suất kém là tập trung vào tương lai hơn là quá khứ. Thay vì tức giận về những gì đã xảy ra hoặc chưa xảy ra, bạn nên giải thích rõ ràng cho nhân viên những gì bạn muốn thấy được thực hiện khác đi. Thống nhất với nhân viên về việc công việc sẽ được thực hiện khác đi trong tương lai. Đồng ý gặp gỡ thường xuyên để xem xét tiến độ.
Xây dựng lòng tự trọng
Luôn kết thúc cuộc trao đổi kỷ luật bằng cách thể hiện niềm tin vào nhân viên. Luôn làm mọi thứ có thể để bảo vệ lòng tự trọng và hình ảnh bản thân của họ. Kết thúc cuộc trò chuyện bằng một lời khích lệ tích cực, giúp họ cảm thấy tốt hơn về bản thân khi trở lại làm việc.
Hướng đến hiệu suất được cải thiện
Hãy nhớ rằng, mục đích duy nhất của phản hồi mang tính xây dựng là cải thiện hiệu suất. Nếu bạn quên mất điều đó và thay vào đó là tấn công hoặc chỉ trích người khác, hiệu suất của họ sẽ không được cải thiện. Trên thực tế, nếu bạn chỉ trích một người quá thường xuyên, họ sẽ ngừng hẳn công việc đó. Hiệu suất của họ sẽ giảm sút và họ sẽ ngày càng ít sẵn sàng đóng góp cho mục tiêu của công ty.
Bài tập hành động
Thứ nhất, luôn luôn góp ý hoặc sửa lỗi cho một người nào đó riêng tư. Khi ai đó phạm sai lầm hoặc làm việc kém hiệu quả, hãy sắp xếp để gặp riêng họ, giải thích mối quan ngại của bạn và lắng nghe họ giải thích – trước khi bạn nói bất cứ điều gì.
Thứ hai, cho dù điều gì đã xảy ra, hãy luôn tập trung vào tương lai hơn là quá khứ. Tập trung vào những gì có thể làm được bây giờ hơn là những gì đã xảy ra. Tập trung vào những gì người đó nên làm vào lần sau thay vì lỗi lầm đã mắc phải.
