Tam Quốc thời @ – Học Gia Cát Lượng cách quản lý thời gian

Một lần, Lưu Bị đến tìm Gia Cát Lượng để nhờ tư vấn trở thành người giàu nhất nước.

Gia Cát Lượng trầm tư rất lâu, sau đó ngẩng lên:
– Có mục tiêu, có chiến lược trở thành người giàu nhất nước, anh vẫn phải hiểu rõ làm thế nào để thực hiện chiến lược.

Lưu Bị nghĩ bụng: may quá mình chưa trả phí tư vấn, nếu không nửa đường hỏng việc. Ông bèn hỏi:
– Làm thế nào để thực hiện chiến lược đây?
Gia Cát Lượng nói:
– Thực hiện đường đi nước bước của chiến lược là một công trình lớn, ông phải xử lý rất nhiều sự vụ, vì thế ông tất phải có kỹ năng quản lý thời gian.

Lưu Bị gật đầu lia lịa, nói:
– Đúng, đúng rồi, ngày nào tôi cũng bị xoay như chong chóng, lấp chỗ này lại hổng chỗ kia.

Gia Cát Lượng bỗng nhiên gọi to thư đồng, sai cậu ta chuẩn bị đá tảng, đá dăm, cát mịn, nước và một xô sắt.

Lưu Bị ngạc nhiên hỏi:
– Ông cần những thứ này làm gì?

Gia Cát Lượng cười bí hiểm:
– Kẻ quê mùa này có việc dùng. Ông nói đi, ông dùng cách gì để quản lý thời gian?

Lưu Bị nói:
– Tôi đã nắm một kỹ thuật quản lý thời gian rất tốt, đó là giao quyền. Bên tôi, văn có Mi Trúc, Tôn Càn; võ có Quan Vũ, Trương Phi, Triệu Vân, bọn họ gánh vác rất nhiều việc cho tôi. Song, những công việc sự vụ cứ mọc kìn kìn như cỏ dại, không có cách gì nâng hiệu quả làm việc thêm được. Vốn chỉ có tôi là con ruồi không đầu, giao quyền xong thì thành bầy ruồi không đầu.

Gia Cát Lượng nói:
– Về kỹ thuật quản lý thời gian, đại khái có thể chia làm ba bậc cao, vừa, thấp. Bậc thấp là thuật quản lý thông qua điều ước và ghi nhớ, nó nhấn mạnh việc tự điều phối thời gian và sức lực. Bậc vừa là thuật quản lý thời gian và tiến trình công việc, nó nhấn mạnh tới tính quy hoạch. Bậc cao là thuật quản lý biết xử lý phân loại sự vụ, tùy theo mức độ quan trong hay cần kíp mà giải quyết. Tùy theo lực lượng lao động và yêu cầu chuyên nghiệp, cả ba tầng bậc đó đều có vấn đề giao quyền.

Lưu Bị nói:
– Nếu theo đó, tôi vẫn chỉ quản lý thời gian ở tầng thấp, thông qua điều ước và ghi nhớ. Vậy làm sao tôi nắm được thuật quản lý thời gian ở bậc cao hơn đây?

Khi đó, thư đồng đã chuẩn bị xong xuôi đá tảng, đá dăm, cát mịn, nước và một xô sắt. Gia Cát Lượng cười, nói:
– Thuật quản lý thời gian hiệu quả ở bậc cao chính nằm trong xô sắt.

Gia Cát Lượng nói:
– Lòng chiếc xô sắt này tượng trưng cho khoảng thời gian làm việc của một người. Đá dăm tượng trưng cho việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp; đá tảng tượng trưng cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; cát mịn tượng trưng cho việc khẩn cấp nhưng không quan trọng; nước tượng trưng cho việc không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Gia Cát Lượng vừa nói vừa bày các thứ ra trước mặt Lưu Bị.

Học Gia Cát Lượng cách quản lý thời gian

1. Quan trọng

A. Loại việc “Đá dăm” – Nguy cơ – Vấn đề khẩn cấp – Kế hoạch phải hoàn thành
B. Loại việc “Đá tảng” – Khai phá cơ hội mới – Thiết lập kế hoạch – Cải tiến năng suất – Tạo quan hệ – Đề phòng rủi ro.

2. Không quan trọng

C. Loại việc “Cát mịn” – Tiếp khách không mời – Trả lời một số thư, điện thoại – Dự vài cuộc họp.
D. Loại việc “Nước lã” – Vài việc làm hay không cũng được. – Vài cuộc tiếp đãi vô bổ.

– Ông thường giải quyết loại việc nào trước?

Lưu Bị đáp không do dự:
– Tất nhiên là loại A.

Gia Cát Lượng hỏi tiếp:
– Vậy còn việc loại B?

Lưu Bị đáp:
– Tôi cũng biết loại B quan trọng không kém, nhưng không còn thời gian để làm nữa.

Gia Cát Lượng nói:
– Có phải như thế này không? Rồi ông bỏ đá dăm vào xô, sau đó nhồi đá tảng vào nhưng không được.

– Đúng vậy đấy. – Lưu Bị gật đầu.
Gia Cát Lượng lại hỏi:
– Thử thay đổi cách thức xem nhé! Gia Cát Lượng bỏ đá tảng vào xô, khi xô không thể nhét thêm hòn đá tảng nào nữa, ông dừng lại và hỏi:
– Có đúng là không cho thêm vào xô được nữa, đúng không?

– Đúng – Lưu Bị đáp.
– Thật không? Gia Cát Lượng hỏi. Sau đó, ông từ từ vốc đá dăm lên và san đầy miệng xô, và rồi lại vốc lên một vốc đá dăm nữa.
– Còn… có thể được – Rút kinh nghiệm, Lưu Bị trở nên thận trọng.– Chính xác! Gia Cát Lượng vừa nói vừa vốc cát thả vào trong xô. Ông lắc lắc xô, nửa phút sau, lớp cát biến mất trên miệng xô.

Gia Cát Lượng hỏi lần nữa:

– Giờ xô đã đầy chưa?

– Còn… chưa.
Đáp vậy nhưng Lưu Bị cũng không chắc chắn lắm.

– Chính xác!

Gia Cát Lượng vừa nói một cách hưng phấn vừa nhẹ nhàng rót nước vào xô. Rót xong, Gia Cát Lượng ngẩng đầu lên, mỉm cười và hỏi:
– Thực nghiệm này chứng minh điều gì?

Một tia chớp lóe lên trong đầu Lưu Bị, ông nói kinh ngạc:
– Tôi hiểu rồi, đó là việc phân loại, ưu tiên giải quyết công việc mà ông vừa nói, đúng không?

– Đúng. Ông giỏi lắm. Ngừng một chút, Gia Cát Lượng nói:

– Thực nghiệm này cho chúng ta thấy rằng: Nếu xô sắt đã đổ đầy đá dăm, cát và nước thì không còn cơ hội cho đá tảng vào trong nữa. Song, nếu ông cho đá tảng vào trước tiên thì lòng xô vẫn còn rất nhiều không gian mà ta không ngờ tới để đổ thêm những thứ khác vào. Từ đó, muốn quản lý thời gian một cách hiệu quả, ông phải hiểu rõ điều gì là đá tảng, điều gì là đá dăm, điều gì là cát và nước lã? Sau đó đặt đá tảng vào vị trí số một.

– Nhưng… – Lưu Bị vẫn còn chút băn khoăn: – …Kết quả của việc chia thành bốn loại là như thế nào?

Gia Cát Lượng nói:
– Người suốt ngày lo việc “đá dăm” lúc nào cũng chịu áp lực, luôn phải đối mặt với nguy cơ và thu dọn chiến trường, vì thế tâm lực mỏi mệt. Người chú trọng giải quyết việc “cát mịn” thường thiếu sức kiềm chế, giỏi chạy việc vặt, thích hoa hòe hoa sói, quan hệ xã hội phù phiếm. Người hay làm việc “nước lã” thì không có chút trách nhiệm gì, đến nuôi miệng cũng khó.

Lưu Bị hỏi ngay:
– Có sợ vì cứ giải quyết việc “đá tảng” mà lỡ mất việc “đá dăm” không? Việc “đá dăm” cũng rất cấp bách mà!

– Ông biết đá dăm từ đâu ra không? Chính từ đá tảng vỡ ra. – Gia Cát Lượng cười:
– Chú ý giải quyết việc “đá tảng”, việc “đá dăm” sẽ giảm đi rất nhiều. Người chỉ lo việc “đá dăm”, “đá dăm” sẽ ùn ra không ngớt.

Lưu Bị ngẫm nghĩ rồi gật đầu. Gia Cát Lượng nói tiếp:

– Chỉ người nào chú trọng giải quyết việc “đá tảng” mới là người thực sự có hiệu suất, người đó giỏi xét thời lựa thế, biết nắm chìa khóa của vấn đề, cần gấp thì gấp, quyết đoán hành động và phòng ngừa được tai họa; dù có gặp chuyện gấp gáp bao nhiêu cũng biết cách giải quyết tối ưu. Đó là loại người có tầm nhìn xa, biết giữ kỷ luật và kiềm chế bản thân, có cuộc sống điều độ mà vẫn làm nên đại nghiệp.




— Nguồn Internet —